מקום ראשון בצוותי שיפור

שמחים וגאים להודיעכם כי השבוע בתחרות השנתית לצוותי שיפור בשירות המדינה

זכינו במקום ראשון מבין כל בתי החולים הממשלתיים :

הצוות כלל את מר דניאל ביבס , גב' שולה יאיר , מר חזקיהו סולומנוב  וגב' נעמי אסולין-המנהלת האדמיניסטרטיבית ששימשה כיו"ר הצוות .

עיקר פעילות הצוות  הייתה קביעת מדדי ביצוע ובתוכם מדד ביצועי בנין –  B.P.I

פיתוח כלים ותהליכי עבודה לשיפור רמת התחזוקה   והטמעתם

שיפור שביעות רצון הלקוחות (עובדים ומטופלים ) מרמת התחזוקה ואופן הטיפול בתקלות .

כמו כן כתבנו מאמר מדעי שפורסם בביטאון המועצה הלאומית ללוגיסטיקה .

היה מאוד מרגש ומחמיא  לדעת שפיתחנו כלים חדשניים ובכך הבאנו גם לשיפור חווית המטופל.

  1. רקע :

המרכז לבריאות הנפש "מזור" הוא המוסד הרפואי הגדול בצפון המעניק שירותים בתחום רפואת הנפש לאוכלוסיה של כ-900,000 תושבים. הוא מסונף לפקולטה לרפואה בטכניון ורבו תחומי המחקר בתחום הפסיכיאטריה בשנים האחרונות.

בית-החולים מתפרס על שטח של 145 דונם מתוכם 15 בנוי ומספק שירותי אשפוז במחלקות פסיכיאטריות פתוחות וסגורות, מיון, מחלקה פסיכוגריאטרית, מחלקה לטיפול יום, מחלקה משפטית עם אגף לבטחון מתוגבר המטפל בחולים בצווי אשפוז מטעם בתי המשפט ובחולים בעלי התנהגות אלימה.

ביה"ח משקיע משאבים רבים ליצירת סביבה טיפולית מטופחת ומושקעת ורווחת המטופלים, משפחותיהם וכלל באי היישוב.

ביה"ח התחיל בשנים האחרונות תהליך של הקמת צוותי שיפור לבדיקה עצמית של תפקוד מחלקות המינהל והמשק (מנמ"ש) ולהכנסת שיפורים והתייעלות.

במסגרת מגמה זו נתבקשה גם מחלקת אחזקה לקחת חלק בתהליך זה ולבדוק את ביצועיה ויעילותה. ביה"ח נמצא בצמוד לחוף הים כך שרמת התחזוקה היא פונקציה ישירה של הקרבה

לים וכן דרישות ההשקעה ותדירות הטיפולים בתחום זה.

היות ובדיקה כזו חייבת להתבסס על מדדים מוסכמים, נעשתה עבודה רחבה של בדיקת המדדים הקיימים בעולם בתחום האחזקה ונבחנו למעשה בעזרת נתוני אמת של מערכות מחשוב של מחלקת אחזקה.

מטרת הגדרת מדדים מתאימים היתה משולשת:

  • בדיקת רמת השירות של המחלקה.
  • בדיקת ביצועי עובדי המחלקה.
  • בחינת כלי להערכת רמת התחזוקה של מבנה.

לעבודה זו נתווספו במהלכה מטרות נלוות נוספות כמו העלאת רמת שביעות רצון הלקוחות הפנימיים של ביה"ח מרמת השירות של מחלקת אחזקה ואופן הטיפול בתקלות, בדיקת רמת השירות ברמה של מחלקה וברמה של חתכים מקצועיים כלומר לפי תחומי האחזקה (חשמל, מיזוג אויר, מסגרות, נגרות, צביעה, שרברבות, בניה).
במהלך הניתוח נבחנו ארבעה סוגים שונים של מדדים: כמות תקלות שבר מול כמות טיפולים מונעים בתוך פרק זמן נתון, משך זמן טיפול בתקלה, כמות התקלות החוזרות (מדד זה נזנח בהמשך בגלל חוסר היכולת לבדיקת נתונים), רמת תחזוקה כללית של בנין על מערכותיו – מקדם המכונה BPI (Building Performance Index) בספרות המקצועית בתחום.

ללווי במחקר זה נעזר הצוות בשירותי חברת יעוץ חיצונית לעיבוד נתונים, הצגת שיטות הקיימות בעולם ובחינת פתרונות לאור הנתונים היחודיים לביה"ח שלנו.

הנתונים נשאבו מתוך מאגרי הנתונים של תוכנת האחזקה שבמחלקת אחזקה.

המטרה היתה להתעמק ולייעל את תהליכי העבודה, לשפר את ביצועי העובדים ולהעלות את רמת שביעות הרצון מרמת התחזוקה ומאופן הטיפול בתקלות. הצוות בחן, המליץ, והטמיע בין היתר את מדד ה-BPI Building Performance Index שהוא מדד חדשני אשר בעצם בית חולים מזור היווה פיילוט לשימוש ואבחון יעילותו של מדד זה.

הבעיה – הגדרה, מאפיינים :
א) ביה"ח נבנה בשנות ה-50, המבנים ישנים שהחדש מביניהם נבנה בשנות ה-80.
ב) הקירבה לים תורמת לבלאי מואץ.
ג) נזקים הנגרמים כתוצאה מאלימות המטופלים.
ד) העדר תקציבים.
ה) העדר מדדי ביצוע ו/או כלי מובנה לבחינת היעילות.
שיטה:

  1. הצוות בחן מדדים מוסכמים הקיימים בעולם בתחום התחזוקה. נקבעו 3 מדדים :
    א. מדד ביצועי בניין BPIBuilding Performance Index
    ב. זמני טיפול בתקלה.
    ג. היחס בין כמות טיפולים מונעים לבין כמות תקלות שבר. (כאשר: הטיפול המונע מקדים את התקלה ומאפשר אורך חיים של המערכות ותקלת השבר כשמה היא אירוע מזדמן ובלתי צפוי בחיי כל מערכת).
    המדד העיקרי שפותח ואומץ הוא – BPIBuilding Performance Index – מוצג כמדד ביצועי הבניין ומשקף את מצב הבניין בעשרה תחומים עיקריים של המבנה: שלד, מעטפת חיצונית ופנימית, גימורים, חשמל, תברואה, חימום, מיזוג אוויר, גילוי וכיבוי אש ותקשורת.
    המדד מחושב כסכום המכפלות של המשקל היחסי של כל מערכת (בנין, חשמל, מים וכו') ביחס לסך העלות הכוללת של המבנה W – עם הערך המוערך של כל מערכת בנקודת זמן (שנה) .P

נוסחתו:                     . . …

  1. בעקבות המדד, הצוות פיתח שאלון סקר הכולל 70 פריטים ב-19 תחומים ונקבעו תהליכי בקרת מבנים.
  2. הצוות פעל למעלה משנתיים אשר במהלכן בוצעו סקרים ונמדדו המדדים באופן כמותי וריאלי. בעקבות מסקנות הסקר נבנו תוכניות עבודה שתועדפו לביצוע ע"פ רמת חשיבותן ודחיפותן. ההמלצות הושמו ומיושמות.

 

  1. יעדים- יעדי השיפור :

 

  • קביעת מדדי ביצוע ובתוכם מדד ביצועי בנין – BPI.
  • פיתוח כלים ותהליכי עבודה לשיפור רמת התחזוקה.
  • שיפור שביעות רצון הלקוחות (עובדים ומטופלים) מרמת האחזקה ואופן הטיפול בתקלות.
  • שיפור סביבת החולה וחווית המטופל.
  • שיפור התשתיות ותחזוקת המבנים.
  • התייעלות גם במישור התקציבי.

 

  1. הישגים– תפוקות ותוצאות :

בדיונים ובניתוח הסקרים ובעזרת מדד ה- BPI עלה כי הושג שיפור ניכר בציוני המבנים בשנת 2016, ביחס לציוני 2015. התוצאות שיקפו את השיפור הניכר ברמות התחזוקה. כמו כן הושג שיפור במדדים א' ו ג' וניתן להסיק שככל שתחזוקה מונעת עולה, כמות תקלות השבר פוחתת באופן מובהק. כמו כן משך זמן טיפול בתקלה ירד מ- 3.5 ימים בממוצע ל- 2.1 ימים בממוצע בשנת 2016.

  • א. מדדי שיפור תהליך:

1) פותח כלי להערכת רמת תחזוקה למבנה על מערכותיו – מדד ה- BPI.

2) נבנה שאלון לסקר מצב רמת התחזוקה של מערכות ותחומי הבניה של מבנה.

  • ב. כמות: נבנו 3 מדדי בקרה וטופס סקר מערכות ומבנים. הכלים שנוצרו אפשרו לעמוד על ביצועי המחלקה ויעילותה. בעקבות הגדלת משקל האחזקה המונעת ירד המשקל של אחזקת השבר וכתוצאה מזה בא חסכון בעלויות והארכת חיי המערכות.
  • ג. זמן: משך זמן טיפול בתקלה ירד מ-3.5 ימים ל-2.1 ימים בממוצע.
  • ד. עלות: חסכון ישיר בש"ח: 375,000 ₪ שווה ערך לשני עובדים שהוסבו להעסקה בפיתוח ושדרוג התנאים הפיזיים בביה"ח.
  • ה. שביעות רצון: שיפור משמעותי לאורך שנים במתן שירות לחולה ושאר לקוחות ביה"ח שהעלה את רמת שביעות הרצון ב- 40% במענה מהיר ויעיל לתקלות שבר.

 

  1. חדשנות מקוריות ויצירתיות :

לראשונה מבין בתי החולים בישראל נעשה אצלנו שימוש במדדי ביצוע וביניהם מדד ביצועי בנין BPI  ע"פ ניתוח נתונים אמיתיים של תוכנות אחזקה.

פיתוח שאלון מפורט בן 70 סעיפים מתוך 14 תחומים להערכת מצב תחזוקתי של כלל מערכות המבנה ויישומו משמש כלי שעל פי תוצאותיו נגזרות תכניות העבודה לטיפול ושיפור רמת התחזוקה.

רצ"ב מאמר אקדמי בנושא שנכתב ע"י חבר הצוות המציג את העשייה.

 

  1. מתודולוגיה שימוש בכלים ובשיטות:
  • תמיכה ויעוץ ע"י יועץ חוץ המתמחה בתחום התייעלות ארגונית.
  • סקירת ספרות מקצועית בתחום מדדי בקרה.
  • איסוף נתוני אחזקת שבר ואחזקה מונעת, משך זמן טיפול בתקלות שבר מתוך תוכנת אחזקה לאורך כ-5 שנים.
  • עיבוד הנתונים בסיוע יועץ והצגתם לצוות מלווה בדיונים רבים וחוזרים ללימוד המצב, קבלת תמונה, ניתוח והשגת מסקנות.
  1. עבודת הצוות שיטה ואיכות :

הצוות עבד בשיתוף פעולה כאשר לכל חבר מקום ותוסף בבניית הרעיון.

  • יזמת יצירת צוותי שיפור, התמדה ומעקב אשר לימוד והחלטות הצוות באופן מגובש ומוסכם (סיעור מוחות).
  • יצירת הרעיון לשימוש במדדי בקרה במחלקת אחזקה שהוא דבר חדשני.
  • קביעת ישיבות קצובות כל 3 חודשים עם תחנות ביניים לבחינת התקדמות הפרויקט והשגת תוצאות.
  • איסוף וארגון כמות אדירה של נתונים, ניתוחם, עריכתם בטבלאות וגרפים תוך התקשרות עם יועץ להשוואת פילוח ומסקנות מול המחקר בספרות המקצועית.
  • העמדת הנתונים, התוצאות, הלקחים והמסקנות והכלים שנבחרו במבחן המציאות בשטח.
  • בניית מצגת.
  • כתיבת מאמר מדעי.

 

  1. סיכום תרומת השיפורים :
  • העבודה תרמה לשיקוף ברמת השירות המוענק ע"י מחלקת אחזקה לכלל לקוחות ביה"ח.
  • אפשרה יצירת כלי לאבחון רמת השירות ותחזוקת המבנים וכן איכות השירות שניתן ע"י עובדי מחלקת אחזקה.
  • היוותה תוסף לפן המדעי של התחום כאשר ביה"ח הפך למבחנת מעבדה לאימות המחקר בתחום מדדי הביצוע במתן שירותי האחזקה.
  • התנאים הפיזיים שופרו לאין ערוך, רואים את הציונים הגבוהים שקיבלו המבנים ב- 2016 בהשוואה לשנת 2015.
  • המענה לתקלות שבר קוצר ובסקר שביעות רצון משפחות המטופלים התקבלו ציונים גבוהים.